Privacyverklaring

1Wie is verantwoordelijk?

Voor de gegevens die via deze website en in ons contact met je binnenkomen is FloraSpark B.V. verwerkingsverantwoordelijke. FloraSpark B.V. is onderdeel van SparkBI Group.

Verwerkingsverantwoordelijke

FloraSpark B.V.

KvK-nummer

42143808

Btw-nummer

NL869912343B01

E-mail

info@floraspark.nl

Telefoon

+31 6 15 29 85 04

2Welke persoonsgegevens verwerken we?

Demo-aanvraag

Vul je het demoformulier in, dan verwerken we:

• je naam
• de naam van je bedrijf
• je e-mailadres
• je telefoonnummer
• de inhoud van je bericht en wat je daarin zelf meestuurt

De aanvraag komt als e-mail binnen op ons eigen mailadres. Er gaat geen aanvraag langs een formulierdienst van buiten de EU.

Offerte-aanvraag

Stel je in de configurator zelf een abonnement samen, dan verwerken we:

• de naam van je bedrijf en je eigen naam als contactpersoon
• je e-mailadres en, als je het invult, je telefoonnummer
• het pakket, het aantal gebruikers en de modules die je kiest
• het KvK-nummer en het vestigingsadres van je bedrijf, plus de naam van de persoon die namens het bedrijf ondertekent

Die laatste gegevens hebben we nodig om de offerte en de verwerkersovereenkomst op naam van je bedrijf op te maken. Je krijgt eerst een bevestigingsmail; de offerte wordt pas opgemaakt nadat je op de link in die mail hebt geklikt.

Websitegebruik

Bij een bezoek aan de website kunnen technische gegevens worden verwerkt:

• je IP-adres, in de logs van de webserver
• gegevens over je browser en apparaat
• welke pagina's zijn opgevraagd en welke fouten daarbij optraden

Bij het versturen van een formulier houden we je IP-adres kort in het werkgeheugen vast, zodat hetzelfde adres niet honderden aanvragen achter elkaar kan versturen.

Gegevens in de FloraSpark Suite

Werkt je bedrijf met het platform, dan staan daar bedrijfsgegevens in (veil-, kweek- en verkoopdata) en gegevens van de medewerkers die een account hebben. Voor die gegevens is je werkgever verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Zie de sectie over het platform.

3Waarvoor gebruiken we je gegevens?

1. Contact opnemen en je vraag of aanvraag afhandelen.
2. Een demo inplannen en voorbereiden.
3. Een offerte en een overeenkomst opmaken, en die uitvoeren.
4. Onze administratie en facturatie.
5. De website laten werken en beveiligen, en misbruik van de formulieren tegengaan.
6. Weten hoeveel bezoekers welke pagina bekijken, zonder profiel van de bezoeker.

We verkopen geen gegevens en we gebruiken je gegevens niet om je ongevraagd commerciële e-mail te sturen.

4Op basis van welke grondslag?

We verwerken je gegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is:

• Gerechtvaardigd belang: aanvragen afhandelen, en de website veilig en werkend houden.
• Uitvoering van de overeenkomst: een offerte opmaken en, als je klant wordt, de gemaakte afspraken nakomen.
• Wettelijke verplichting: administratie en fiscale bewaarplicht, bijvoorbeeld voor facturen.

5Gegevens in het platform

De FloraSpark Suite draait op de eigen data van je bedrijf. Die data blijft van je bedrijf: daarvoor is je bedrijf verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij alleen in opdracht. Wat we ermee mogen doen, welke subverwerkers we inschakelen en wat er bij het einde van de overeenkomst met de data gebeurt, staat in de verwerkersovereenkomst die bij het abonnement hoort. Die tekst gaat vóór op deze verklaring.

Verwerking en opslag gebeuren binnen de Europese Unie. Toegang tot de gegevens van een klant is beperkt tot de mensen die die toegang voor hun werk nodig hebben.

Ben je medewerker van een klant en wil je weten wat er over jou in het platform staat, dan loopt zo'n verzoek via je werkgever. Wij mogen die gegevens niet op eigen initiatief verstrekken of verwijderen.

6Hoe lang bewaren we gegevens?

• Aanvragen die niet tot een klantrelatie leiden: maximaal twaalf maanden na het laatste contact.
• Klant- en factuurgegevens: zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Technische logs: doorgaans maximaal zes maanden, tenzij we ze langer nodig hebben voor onderzoek naar een incident.
• Gegevens in het platform: zolang de overeenkomst duurt, en daarna volgens de termijn in de verwerkersovereenkomst.

7Delen we gegevens met derden?

We delen gegevens alleen als dat nodig is om onze dienst te leveren of als de wet ons daartoe verplicht. Dat gaat om:

• Hosting en e-mail: de website, de formulieren en het platform draaien bij Microsoft Azure en onze e-mail loopt via Microsoft 365, in datacentra binnen de EU.
• Websitestatistieken: Cloudflare Web Analytics, dat pageviews telt zonder cookies en zonder bezoekersprofiel.
• Administratie: de partijen die onze boekhouding en facturatie verwerken.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten we een verwerkersovereenkomst.

8Cookies en meten

Deze website zet geen cookies. Er staat daarom ook geen cookiebanner: er is niets om toestemming voor te vragen.

Voor bezoekcijfers gebruiken we Cloudflare Web Analytics. Dat script plaatst geen cookie, leest geen gegevens uit je browser en bouwt geen profiel op. We zien hoeveel bezoekers welke pagina opvragen, niet wie je bent. Er staat geen trackingpixel van een advertentieplatform op deze site.

De Suite gebruikt evenmin cookies: inloggen loopt via Microsoft Entra ID en je sessie staat in de sessieopslag van je browser, die leegloopt als je het tabblad sluit. Wat Microsoft op zijn eigen inlogpagina plaatst valt onder het privacybeleid van Microsoft.

9Beveiliging

We nemen passende maatregelen om gegevens te beveiligen: versleutelde verbindingen, toegang alleen voor wie die nodig heeft, tweefactor-authenticatie op onze accounts, en tijdig bijwerken van de systemen waarop we draaien. Merk je iets wat niet in orde lijkt, laat het ons weten via info@floraspark.nl.

10Jouw rechten

Je hebt het recht op:

• inzage in de gegevens die we van je hebben
• correctie van onjuiste gegevens
• verwijdering, voor zover we de gegevens niet moeten bewaren
• beperking van de verwerking
• bezwaar tegen de verwerking
• overdracht van je gegevens, in de gevallen waarin dat geldt
• het intrekken van toestemming, als de verwerking daarop is gebaseerd

Stuur je verzoek naar info@floraspark.nl. We reageren binnen een maand. Gaat je verzoek over gegevens die in het platform van je werkgever staan, dan verwijzen we je naar die werkgever: dat is daar de verantwoordelijke partij.

11Klachten

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten, dan zoeken we het samen uit. Komen we er niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een module toevoegen die andere gegevens verwerkt. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum waarop hij voor het laatst is bijgewerkt.